如何讓時間為我所用 而不是被時間拖著走——GTD的時間管理理念與實踐

背景

大概20年前,我在中學的時候,曾經因為好玩買了一台非常mini的掌上電腦——Palm TE2。不知道Palm的朋友可以簡單理解為是一台沒有打電話功能的智能手機。當時我還不是很清楚這台TE2可以做什麼,只聽說它可以大幅提升學習效率,甚至提高學業成績。雖然最終這台TE2並沒有帶來想象中的結果,但它卻是我成為時間管理能手的引路者。即使達到熟練的級別已是多年後的事了。

GTD的理念

據研究顯示,大部分成年人的大腦並不能進行多任務處理。他們在同時處理三個或以上的事情時,效率不增反減。也就是說,我們的大腦被設計成是不擅長同時應付多件事情的。其中男士在多工處理方面的能力要遠遠低於女士。

尤其現今信息高度膨脹以及幾乎人手一台智能手機時代,當我們在處理某件事時,突如其來的即時信息很容易分散我們的注意力。更甚者,如果我們在處理非常複雜的事情,或者思考重大決定時,多任務處理就不只是影響效率了,它甚至導致錯誤決策或最終無法解決問題。

Getting Things Done(或GTD)是David Allen提出的時間管理系統和方法論。它嘗試把一個人要完成的任務和事件全部從大腦中移開出來,記錄在紙上。這樣,大腦便會不被多餘的事情打攪而集中于這一刻所需完成的事情上。作者的目的是讓人們通過GTD,實現Work-Life Balance。即人不能沒有工作,但人生並不只是工作。相信經歷了2019的新冠肺炎後,會對此深有體會。

GTD是一個自下而上的行動管理系統。我們必須先從瑣事的慌亂中解放出來,再定期讓自己有條理地思考決定自己人生的複雜問題。完全不考慮長遠目標和人生意義的生活方式不是GTD認可的方法。

所有的工作和項目可以按照橫向和縱向兩個層面進行管理。橫向管理的目標是確保我們沒有遺漏任何我們作出承諾(不管是主動還是被動、有計劃還是突發)的任務;縱向管理的目標是將複雜項目進行聚焦,充分深入思考。

忘記方法,記住核心理念

這套GTD的方法,我在中學的時候已經在執行。但我必須承認,我並不能很好地通過它改變我的生活。其中由於需要準備高考,我還一度放棄了GTD。上大學後,我迷上了Mindmap,並喜歡通過它來整理和規劃事情。我的年度計劃也是在這個時候開始執行的。

再次認真拾起GTD已是我在社會工作多年後。這時我的工作職位已經是產品經理,每天需要為自己負責的產品處理大大小小、可瑣碎可重要的事項;同時,我已經成家立室,同樣需要處理大大小小的生活事務;我的工作也遇上了瓶頸,需要發展第二曲線以實現人生第二階段的跳躍。我的年紀也讓我不能再像二十歲的年輕人,可以在事情最後一刻通宵達旦趕工。這些多到似乎永遠不能完成的事情,必須被計劃好,不然只會把自己搞得焦頭爛額。

我們一天只有24小時。如果你不是“先天少睡眠體質”,那麼減去睡覺的8小時,你一天至少還有16小時可以分配。但為何我們總是感覺自己一天可以完成的事情非常有限?問題不在時間多少,而在於精力多少。更大的效率來自於在重要事情上做得更好,而不在於事事都做得好,管理精力比管理時間更重要。

我後來對GTD做了很多嘗試,最終將實踐GTD分為兩大類,它們對應的工具分別是:

  1. 任務類:是通過To-Do軟件Todoist、行事曆Calendar、手機提醒助手App、筆記軟件Roam Research來實現;
  2. 學習類:通過文檔標註插件Diigo或Evernote或高亮筆、思維導圖MindMap、筆記軟件Roam Research來實現;

通過任務類工具,讓我的腦袋盡量清空,並以定期檢視(Todoist)和事件觸發(Calendar或提醒助手)的形式來讓自己不會遺忘這些待辦事項。這樣我不但可以有效率地完成工作和生活方面的事情,還能騰出時間來思考及學習。通過學習類工具,我可以將日常學到零散知識,用MindMap梳理和總結,並通過Roam Research紀錄下來。最終這些知識,無論是來自任務還是來自學習,都會在Roam Research有筆記。當某個概念思考得差不多的時候,我就通過Blog分享出去。第一步是學習,第二步是解釋,這是費曼學習法的精粹。

執行得如何?

每天早上我會做的第一件事是檢視Todoist的事項,並完成以下工作:

  1. 結項:將已經完成的事項(但當時忘記結項的),打鉤以結項;
  2. 整理:將之前寫下的待辦事項整理。按場景(工作、生活、辦公室、家裡等)或項目(寫作、英語學習等)記錄下來;
  3. 草擬:思考並將新的待辦事項寫下。如果有時間,可以同時進行上一步的整理;
  4. 提醒:當遇到需要提醒的事件,則通過Calendar或提醒助手做提醒。如今天午飯時間去超市買牙膏等;

在檢視Todoist的事項時,一天的工作事項基本可以定下來。然後我按重要和緊急的不同程度來優先安排工作。對於工作時突而其來的事項,如果不能馬上完成,它就會增加到Todoist的待辦事項中。

對已經完成的事項做復盤,將學到的新知識紀錄到Roam Research,以方便未來的自己使用。為了讓未來的自己可以直接使用這些知識,而不是看不懂或甚至需要重新學習,這些知識紀錄就必須簡潔、正確、易懂和有連貫性。

我還會定期打開Roam Research以回顧之前紀錄的知識。當某項知識的完成度差不多的時候,我就會整理並發表到Blog。通過用自己的語言再次理解這些知識,可以讓學習更加深刻。

我的Todoist待辦事項

我的提醒助手App的提醒事項

Roam Research將已完成的事項紀錄下來
Blog整理並用自己的語言概述這個概念

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